Ein genervter Kunde sitzt vor dem Mitarbeiter, der in seiner Hand zwei Formulare hält. Beide zum gleichen Sachverhalt, aber eines von beiden ist nicht mehr aktuell und darf nicht länger verwendet werden. Doch welches ist es? Jedem, dem dieses Problem vertraut erscheint, sei versichert, dass es dafür eine einfache und weitreichende Lösung gibt: ein ausgereiftes und modernes Druckmanagement und Formularmanagement.
Es hilft aber nicht nur bei der Betreuung der Kunden, auch die innerbetriebliche Verwaltung von Dokumenten wird wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Die Anschaffung eines passenden Programms, das dem Käufer ein ausgereiftes Druck- und Formularmanagement zur Verfügung stellt, hat viele bedeutende Vorteile, und zwar die Fertigung, Abänderung, Administration und den Druck von Formularen und Dokumenten betreffend.
Mit diesem modernen Druck- und Formularmanagement können zuerst einmal jegliche signifikanten Formulare, die in dem Unternehmen intern gibt beziehungsweise die im ständigen Verkehr mit Kunden oft benötigt werden, in eine Datenbank eingetragen und mit beliebigen Zugriffsrechten ausgestattet werden. Der Angestellte kann dann gegebenenfalls die gewünschten Formulare aus der Datenbank holen, gegebenenfalls verändern, und für den Druck anordnen. Der Vorteil ist hier vor allem auch darin zu erkennen, dass alle Formulare an einer zentralen Stelle verwaltet werden, und dass der Unternehmensleiter festlegen kann, welcher Arbeitnehmer welche Rechte auf welche Formulare bekommt bzw. ob überhaupt jeder Angestellter das Druckmanagement und Formularmanagement nutzen darf.
Es lassen sich so etwa Textbausteine, Verträge, oder externe Vordrucke, Muster und Vorlagen editieren und mit Daten aus einer weiteren Anwendung für den Druck vernetzen bzw. maschinell ausfüllen. Es gibt jedoch auch die Alternative, die Dokumente den Angestellten unausgefüllt oder ohne die Verknüpfung zu einer anderen Fachanwendung bereit zu stellen. Weiterhin dient das Druckmanagement auch dazu, dass sich die Arbeitnehmer selbst ausgefüllte Unterlagen zur Verfügung stellen oder auch direkt per Email zukommen lassen können. Nutzbringend ist ein professionelles Druckmanagement und Formularmanagement natürlich vor allem für diejenigen Firmen, die außerordentlich viel mit Formularen und Dokumenten zu tun haben, beziehungsweise die ebenfalls einen sehr hohen Druckerverbrauch aufweisen können. Exakt für diese ist ein leistungsfähiges und neuartiges Dokumentenmanagement bestens geeignet.